Hey, what's going on?

Petunjuk Pelaksanaan Seminar Akademik

Posted by Syeilendra Pramuditya on November 15, 2013

Pernah dan sedang terlibat dalam kepanitiaan beberapa seminar akademik, saya merasa perlu untuk menuliskan semacam manual atau petunjuk pelaksanaan seminar akademik. Selain berguna untuk saya sendiri kalau nanti2 kembali mengurusi seminar2, ini juga semoga bisa berguna untuk anda2 yang belum pernah menjadi panitia seminar akademik.

Silahkan bila ada tambahan/masukan🙂

To-do list diurut berdasarkan waktu relatif terhadap pelaksanaan seminar

Minus 12 bulan: Bentuk panitia. Mulai cari dan konfirmasi keynote sepakers, mulai cari dan booking gedung, siapkan brosur, website dan email.

Minus 12 bulan: First Announcement of Call for Abstract

Minus 8 bulan: Second Announcement of Call for Abstract

Minus 4 bulan: Third Announcement of Call for Abstract

Minus 1 bulan: Batas pemasukan abstrak

Minus 3 minggu: Pengumuman penerimaan abstrak, siapkan jadwal detail seminar

Minus 2 minggu: Mulai cari kandidat reviewer. Hal ini harus dilakukan dengan cermat karena seringkali proses review inilah yang menjadi bottle neck dalam proses penyelesaian buku prosiding.

Zero point: Seminar, batas pembayaran

Plus 2 minggu: Batas pemasukan paper. Konfirmasi lagi kesedian para reviewer.

Plus 4 minggu: Distribusi paper ke para reviewer

Plus 6 minggu: Proses review selesai, notifikasi para peserta

Plus 8 minggu: Batas pemasukan revisi paper

Plus 10 minggu: Buku prosiding siap distribusi

Anggota Panitia dan tugas/tanggungjawabnya

Chair (1 orang): Penanggungjawab tertinggi, membuka & menutup seminar, mengawasi segala sesuatunya terkait pelaksanaan seminar secara global, mencari dan menghubungi kandidat keynote speakers, membentuk panitia, menyiapkan proposal seminar, memutuskan kebijakan2 berdasarkan masukan anggota.

Secretary (1 orang): Mengatur jadwal detail seminar, pembuatan  surat2 formal, pengarsipan seluruh dokumen (kalau perlu dokumen apa saja, secretary harus punya), pengawas langsung seluruh pekerjaan, menetapkan moderator untuk setiap sesi, membentuk panitia bersama chair. Menangani komunikasi umum dengan peserta. Mengecek email kontak secara rutin. Menangani pengurusan SK panitia. Mengirim sertifikat via pos.

Treasurer (1 orang): Mencari sponsor (koordinasi dengan chair), mengatur keuangan, melaksanakan seluruh pembayaran, termasuk mengurus reimbursement. Treasurer berkomunikasi secara langsung dengan peserta dan rekanan.

ICT Manager (1 orang + technical staffs): Menyiapkan dan mengurus website, menyiapkan alamat email seminar, menyiapkan mailing list panitia, menyediakan informasi yang diperlukan oleh anggota panitia lainnya (jumlah peserta, data diri peserta, alamat email peserta, jumlah abstrak, jumlah makalah, status abstrak dan makalah, membantu peserta lupa password, dll). Melakukan backup website sebagai antisipasi terjadinya hal2 yang tidak diinginkan.

Submission manager (1 orang): Menyiapkan template abstrak dan paper, mengawasi proses penerimaan abstrak, makalah, dan revisi makalah. Berkomunikasi dengan peserta jika diperlukan.

Presentation manager (1 orang): Selalu memastikan kesiapan seluruh ruang sesi paralel untuk pelaksanaan presentasi bersama PIC Logistics. Menerima file2 PPT dari peserta dan mendistribusikannya sesuai sesi2 yang telah dibagi.

Master of Ceremony (MC) (2 orang): Menjadi pembawa acara pembukaan, plenary, penutupan.

*PIC = Person(s) in charge

PIC Proceedings & team (1 manager + 5-10 editing staffs): Menyiapkan Book of Abstract, mencari reviewer, me-manage proses review, mengurus ISBN, membuat buku prosiding dalam waktu maksimal 3 bulan sejak waktu seminar.

PIC Graphic design (1 orang): Menyiapkan brosur, logo dan cap, name tag, kuitansi, sertifikat, sampul book of abstract dan prosiding.

PIC Media & Publication (1 orang): Menyebarkan informasi seminar via pos dan internet, mengirimkan brosur.

PIC Venue & team (1 orang) : Menangani survey dan sewa gedung/ruang seminar, mengatur layout ruang2 plenary dan paralel, menyewa penyekat ruang bila diperlukan (koordinasi dengan treasurer dan secretary).

PIC Logistics & team (1 orang/sesi paralel): Menyiapkan laptop, projektor, layar, pointer, kabel ekstensi, selalu standby di ruang presentasi dan membantu bila ada masalah teknis.

PIC Foods, drinks, and snacks (1 orang): Bertanggung jawab atas makan siang dan coffee break.

PIC Registration & team (4 orang): Menangani registrasi di front desk pada hari seminar.

PIC Documentation (1 orang): Mengambil foto2 kegiatan seminar.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: